Dokumentų archyvavimas
Dokumentų tvarkymas pastaruoju metu tampa neišvengiamu darbu, norint užtikrinti gerą bet kokios įstaigos darbą. Šiam darbui kuriamos naujos vietos, o jų darbuotojai vadinami archyvarais, na o nedidelėse įmonėse – sekretoriais ar administratoriais, nors šias pareigas įvardinančios sąvokos ir skiriasi nuo tiesiogiai atliekamo darbo.
Kai kuriems žmonėms toks darbas gali pasirodyti nuobodus ir nekeliantis iššūkių, tačiau, kiek žmonių, tiek nuomonių. Archyvaro darbas paprastai turi būti labai kruopštus, na o turint omenyje, kad dažniausiai archyvuojami tie dokumentai, kurie ateityje gali būti labai svarbūs, šis darbas dar ir labai atsakingas. Todėl monotonija ir tyla, archyvuose tvyro ne be priežasties.
Dažnai dokumentų archyvavime yra nusistovėjusios tam tikros taisyklės, viena iš kurių susijusi su dokumentų naikinimu. Taigi, nereikalingi, pasenę, jokios vertės neturintys dokumentai yra įvertinami ir sunaikinami pagal dokumentų naikinimo taisykles. Toks dokumentas, išsaugotas numatytą laikotarpį (toks laikotarpis gali būti nustatomas atskirai kiekvienos įmonės vadovų įsakymais, tačiau jis turi būti netrumpesnis, nei nurodo dokumentų archyvavimo rodyklė). Pasibaigus dokumento saugojimo laikui jį galima sunaikinti.
Norint sunaikinti dokumentus, patogiausia, kad jie būtų iš anksto datuojami ir saugomi pagal tam tikrą tvarką – abėcėlės raidės, metai, šifrai. Toks dokumentų archyvavimas padės lengviau surasti norimus dokumentus ir juos surūšiuoti į reikalingus ir nereikalingus.
Žinoma, toks darbas užima nemažai laiko, todėl su darbdaviu iš pat pradžių turėtų būti aptartass dokumentų tvarkymas ir jo taisyklės. Taip pat turi būti nuspręsta kiek ir kokius dokumentus turite ar neturite archyvuoti. Tarkime, jei didelėje įmonėje dirbate buhalterės (-io) pareigose arba užimate administratoriaus (-ės) pareigas, turėtumėte būti informuotas apie dokumentų archyvavimo tvarką, jų saugojimą ir perdavimą archyvui.
Mažesnėse įmonėse dažnai archyvarai nedirba, jų pareigas atlieka su konkrečiais dokumentais dirbantys darbuotojai. Tačiau svarbu žinoti, jog tiesiog dokumentų susegimas į segtuvą ir padėjimas į lentyną dulkėti, dar nėra archyvavimas. Bet kuomet ateina laikas, kai įmonėms privalu susitvarkyti savo archyvus, situacija tampa juokingai apgailėtina. Mat dokumentų kiekis nebeatitinka realių žmogiškųjų išteklių įmonėje ir tuomet tenka samdytis archyvarus, kas žymiai pakoreguoja suplanuotą įmonės biudžetą. Todėl tokie darbai turėtų būti paskirstyti tolygiai, tam skiriamas papildomas etatas ar jo dalis. Apsidrauskite nuo nepageidaujamų situacijų iš anksto ir sutaupykite savo įmonei pinigų.
Šnekant apie archyvarus įmonėse, svarbu paminėti ir tai, jog ruošiantis priimti archyvarą į darbą, svarbu atkreipti dėmesį apie jo išsilavinimą ar baigtus kursus. Dažnai archyvarų pareigoms siunčiami žmonių, niekaip nesusijusių su archyvavimu gyvenimo aprašymai. Svarbu žinoti, kad administratorius ir archyvaras – tai dvi skirtingos specialybės. Žinoma, negalima sakyti, jog tokio darbo neįmanoma išmokti. Dokumentų archyvavimui viso labo reikalingas papildomas atidumas, tačiau, jei ieškote profesionalo – rinkitės profesionalą.